Vice-Reitoria para Assuntos Administrativos - VRADM

Devido à pandemia, além da suspensão e renegociação de contratos com os nossos fornecedores, adequando-os à nova realidade, a VRADM acelerou o modelo de digitalização que já estava em curso, fazendo com que todos os seus processos fossem realizados remotamente por intermédio do SGU. Os diversos documentos, antes recebidos em meio físico, agora o são somente por meio magnético.  Importantes modificações foram realizadas, com o encerramento definitivo das atividades de recebimento, protocolo e arquivamento de documentos em papel. As iniciativas de implantação da assinatura eletrônica e do assistente virtual, ambas em desenvolvimento e com efetivação ainda em 2021, encerrarão totalmente o processo de digitalização.

Apresentam-se a seguir as principais atividades desempenhadas pelas gerências subordinadas à Superintendência Administrativa e à Superintendência Geral do Campus:

Recursos Humanos: com a pandemia, todos os processos de trabalho foram migrados rapidamente para o formato digital, garantindo a efetivação plena das movimentações funcionais e alterações. O atendimento a professores e funcionários da instituição permaneceu de maneira remota, por meio de e-mail, protocolo eletrônico, telefone e videoconferência. Foram garantidos os atendimentos presenciais, sempre que necessário, com todas as medidas de segurança estabelecidas, mediante agendamento prévio. Foi criado o Bate-Papo com RH: encontros semanais virtuais oferecidos para todos os funcionários da Instituição, com o intuito de promover a troca de experiências e conhecimentos sobre a nova realidade de trabalho. Diante das demandas apresentadas, foram estabelecidas parcerias com várias unidades da universidade que participaram dos encontros.

Orçamento: a pandemia causou uma redução na arrecadação de mensalidades de alunos de graduação, o que demandou da instituição esforços adicionais na busca do equilíbrio orçamentário, com foco na eficiência e na racionalização dos custos. No segundo semestre, houve uma leve recuperação nas receitas de mensalidades de graduação, o que contribuiu para mitigar os efeitos da queda de arrecadação observada nos primeiros meses da pandemia.

Finanças: apesar da migração compulsória para o trabalho remoto, o setor rapidamente se adaptou à nova realidade, não deixando que os processos diários – financeiros e contábeis – fossem interrompidos, possibilitando a continuidade, sem perda de qualidade, da rotina de cobrança, pagamentos e conciliação financeira. O uso de documentos digitalizados foi intensificado e foi possível implementar rapidamente todas as mudanças impostas pela Legislação decorrente da pandemia.

Sistemas Administrativos: em função da pandemia e das mudanças em processos suportados pelo SGU, foram realizadas diversas manutenções evolutivas e adaptativas ao longo do ano. Destacam-se o desenvolvimento dos seguintes projetos inovadores e de caráter institucional: a implantação da digitalização em todos os processos suportados pelo sistema, o desenvolvimento do aplicativo para alunos e o desenvolvimento de um assistente virtual para atendimento a alunos e funcionários, este último em fase de implantação. A homologação junto a adquirentes de solução de cartão de crédito para a integração plena de todas as atividades envolvidas na operação, a implantação do SGU como o novo Sistema de gestão da Associação dos Antigos Alunos (AaA) e o suporte ao Projeto de Inclusão Digital foram outras importantes atividades.

Prefeitura do Campus: no decorrer do ano foi implantada uma ampla estratégia de redução de custos, em face das restrições ocasionadas pela pandemia da corona vírus. Em consequência, economizou-se 26% no cômputo geral nas 11 Metas Orçamentárias geridas pela Prefeitura em comparação com o ano de 2019. Este esforço gerencial não trouxe prejuízos para as manutenções preventiva e corretiva nas instalações da Universidade.

Prof. Ricardo Tanscheit
Vice-Reitor para Assuntos Administrativos