Vice-Reitoria para Assuntos Administrativos - VRADM

Com a continuidade da pandemia da Covid-19, a VRADM consolidou integralmente o modelo de digitalização implantado em 2020 e, com isso, praticamente todos os seus processos foram realizados remotamente por intermédio do SGU.

A implantação definitiva da assinatura eletrônica deu flexibilidade e celeridade à assinatura de documentos, mas a implantação definitiva do Atendimento PUC e do Assistente Virtual, que visa a responder eletronicamente às questões demandadas por alunos e funcionários, foi postergada para o ano de 2022.

Em dezembro de 2020, foi criada a Coordenação Central de Projetos Patrocinados (CCPP), que faz parte, como um órgão de assessoria, do organograma da VRADM. As atribuições de acompanhamento e prestação de contas da Gerência de Orçamento e Controle de Projetos dos projetos patrocinados foram transferidas para a CCPP e as relativas ao orçamento PUC, para a Coordenação de Orçamento. Um panorama das atividades desempenhadas por estas duas coordenações é apresentado a seguir:

Coordenação de Orçamento: a crise econômica teve impacto nas receitas da Universidade, sobretudo nas mensalidades de alunos de graduação, o que demandou da instituição a manutenção dos esforços de todas as vice-reitorias e departamentos acadêmicos na busca pelo equilíbrio orçamentário, com foco na eficiência e na racionalização de custos. Afigura-se como necessária uma revisão da estrutura de apoio da Universidade frente às atuais necessidades administrativas, considerando o menor número de alunos e a digitalização de processos e atividades.

Coordenação Central de Projetos Patrocinados: responsável pela gestão financeira e prestação de contas de todos os projetos patrocinados da PUC-Rio, exceto aqueles realizados diretamente pelo Instituto TecGraf, que tem estrutura de gestão própria. Em 2021, foram revistos os processos para elaboração e gestão de projetos e, em conjunto com a Assessoria Jurídica, foram estabelecidos novos procedimentos para a tramitação e assinatura de contratos. Foram implantados novos controles para a realização de pagamentos e implementadas modificações no SGU para atender aos novos procedimentos. Essas ações, bem como a integração entre os setores responsáveis pela gestão e prestação de contas de projetos patrocinados, darão mais agilidade e segurança aos processos administrativos.

Apresenta-se a seguir um sumário das principais atividades desempenhadas pelas gerências subordinadas à Superintendência Administrativa e à Superintendência Geral do Campus:

Recursos Humanos: o atendimento a professores e funcionários da instituição permaneceu essencialmente de maneira remota – por meio de e-mail, protocolo eletrônico, telefone e videoconferência – e os atendimentos presenciais, mediante agendamento prévio. Foi criado o Encontro com RH, consistindo em visitas virtuais a todas as unidades da Universidade, com o intuito de promover a troca de informações sobre processos de Recursos Humanos no novo contexto de trabalho semipresencial.

Finanças: mesmo com a migração compulsória para o trabalho remoto, o setor manteve em pleno funcionamento todos os processos financeiros e contábeis, dando continuidade, sem perda de qualidade, à rotina de cobrança, pagamentos e conciliação financeira. Vários processos foram revistos e, com o auxílio da Gerência de Sistemas Administrativos, aprimoraram-se várias funcionalidades, aumentando a produtividade das tarefas que passaram a ser realizadas de forma remota.

Sistemas Administrativos: diversas manutenções evolutivas e adaptativas foram implantadas ao longo do ano no SGU,  destacando-se aquelas relacionadas à adequação do sistema às exigências e recomendações da Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD), à implementação e implantação da fase 3 do eSocial, pertinente à folha de pagamento, do REINF – novo módulo do Sistema Público de Escrituração Digital (SPED) – e, ainda, do novo canal de atendimento institucional chamado de Atendimento PUC, que deverá, em breve, se tornar um dos principais canais de atendimento dos departamentos e unidades de apoio. A gerência de sistemas administrativos tornou-se responsável pelos sistemas que apoiam a CCESP e realizou ajustes nos mesmos para provê-los de uma maior segurança e interoperabilidade com os demais sistemas da PUC, especialmente relacionados ao SGU e ao SAU.

Prefeitura do Campus: aproveitando-se da redução do número de funcionários, professores e alunos presentes no campus, vários contratos gerenciados pela Prefeitura do Campus foram renegociados de forma a reduzir os custos operacionais. Adicionalmente, deu-se continuidade à redução dos gastos com a manutenção do campus pela inserção de novos parceiros e fornecedores de itens para o almoxarifado. Realizou-se também uma manutenção detalhada – instalações elétricas e hidráulicas, equipamentos de ar-condicionado – nas salas de aula, corredores, banheiros e demais espaços. No que tange à conservação e limpeza do campus e unidades externas, a empresa Angel’s optou por terminar seu vínculo com a PUC, permanecendo, então, apenas o contrato com a empresa Sodexo, renegociado em condições vantajosas para a Universidade.

Prof. Ricardo Tanscheit
Vice-Reitor para Assuntos Administrativos